安 顺 学 院 文 件                                                                                                                                                               

 

安学院发〔2018〕27号

                                                                                                                

 

安顺学院学生档案管理暂行办法（试行）

 

 

第一章  总则

第一条 为规范学生档案管理工作，提高学生档案管理、服务水平，实现学生档案管理人性化、动态化、规范化、制度化、科学化，根据《高等学校档案管理办法》等有关法律法规以及《安顺学院学生管理规定》的规定，结合实际，制定本办法。

第二条 本办法所称学生档案，是指按照国家招生政策招收的，在我校接受普通高等学校教育的本、专科学生在各个阶段学习、工作、活动中形成的，记录和反映其个人经历、学习和工作等方面表现的，以个人为单位、由学校及其内设机构集中保存以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条 本办法所称学生档案管理，是指对本办法第二条所指学生档案进行收集、整理、归（建）档、保管、使用、转递等相关管理工作。

第四条 学生档案管理工作必须严格遵守党和国家有关档案管理、保密制度等法律、法规，坚持真实性、完整性、安全性、规范性的原则，实行统一管理、严密保管的办法。

第二章  管理职权

第五条 安顺学院招生与就业指导处是安顺学院学生档案管理的职能部门。

各学院及组织部、团委、教务处、学生工作处、教师工作处等有关职能部门协助招生与就业指导处做好学生档案材料收集工作。

各学院在招生与就业指导处的统一指导下整理新生档案和毕业生档案。

按照法律法规或学校认为必要，毕业、肄业学生等学生的档案管理工作，由安顺学院档案馆管理。其管理办法另行制定。

第六条 招生与就业指导处的学生档案管理职责为：

（一）落实国家有关学生档案管理规定，制订、完善学校学生档案管理规章制度；

（二）督促、指导各学院和有关部门做好学生档案材料的收集、整理和移交工作；

（三）接收、鉴别并归档在校学生档案材料；

（四）在校学生档案材料的日常归档、管理；

（五）做好学生档案的安全、保密和保护工作；

（五）为学校有关部门和社会提供学生档案的利用；

（六）办理学生档案的查（借）阅和转递；

（七）法律法规规定和学校规定的学生档案管理其它职责。

第七条 各学院（部门）的学生档案管理职责为：

（一）贯彻执行本办法和学校关于学生档案管理其他规定、办法；

（二）负责本学院（部门）学生档案材料的收集、整理、归（建）档和移交工作；

（三）协助处理学生档案管理工作中的各类相关问题；

（四）法律法规规定和学校规定的学生档案管理其它职责。

第八条 学生档案管理过程中必须及时、规范进行登记，填写《查阅学生档案登记簿》、《学生档案进出登记簿》、《学生档案材料接受、移交登记簿》等。

第九条 学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。存放应以班级为单位、以学号为顺序存放。转入下一年级和转专业等学生的档案在接到文件后及时转入新班级。休学、参军等学籍发生变动的学生档案在接到文件后从原班级撤出，专门管理；学生复学后转到学生学籍所在班级。

第十条 为安全保密和便于查找，学生档案必须严密、科学地保管。

设立专门库房，使用铁皮档案柜存放，符合防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求。

档案管理工作人员应认真履行工作职责，严守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第十一条 各部门（单位）要高度重视学生档案管理工作，保证材料收集归档工作顺利进行。严禁伪造、涂改、圈划、损毁学生档案材料。

第十二条 对违反规定，造成学生档案缺损、遗失、泄密的单位和个人，学校给予批评教育或处分。违反《中华人民共和国档案法》等法律法律和有关规定的，从其规定。

第十三条 各部门（单位）应向学生普及宣传学生档案相关知识，增进学生对学生档案的必要性、重要性和安全性、规范性等的了解。

第三章  类别范围

第十四条 学生档案材料分为入学档案材料和在校形成档案材料两部分。

第十五条 入学档案材料由学生所在学院负责收集、移交，其归档范围为：

（一）高中档案材料：高中学籍簿（档案册、学籍卡、学籍表）、高中毕业生登记表、高中成长发展手册等；

（二）高考报考材料：高考考生报名登记表、考生报考信息、高考志愿表、高考体检表等；

（三）入党（团）材料：入党（团）申请书、入党（团）志愿书、转正材料等。

第十六条 在校形成材料由各学生培养、管理、服务部门（各学院、组织部、团委、教务处、学生工作处、教师工作处等）负责做好相应材料的收集、归档、移交工作。其归档类别和范围为：

（一）学习材料：学生在校期间主修、选修、辅修等各科类成绩单；

（二）学籍材料：学生在校期间休学、退学、转学、升学、转专业、参军、出国、死亡等材料证明；

（三）毕业材料：包括毕业生登记表、学位申请表、教师资格证申请表、毕业生就业报到证等材料；

（四）奖励材料：学生在校期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；

（五）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理、处分和解除处分等材料）；

（六）组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共产主义青年团或其他党派的材料（入党材料包括入党申请书、入党志愿书、外调材料、转正申请书等）；

（七）实践材料：实习实践鉴定材料等；

（八）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期等材料；

（九）军训材料：学生在校期间参加军事化训练材料；

（十）其他应当归档的材料。

第四章 建档归档

第十七条 新生高中阶段档案由高中毕业学校或当地招生主管部门邮寄至我校招生与就业指导处。

学校不接收新生个人自带档案。高中毕业学校或招生主管部门不寄的，可按规定密封档案交给本人，本人再邮寄至我校招生与就业指导处。

第十八条 新生入学后，所在学院应在当年9月，在招生与就业指导处的统一组织协调下，依据新生档案和其他材料，对新生资格进行审查。发现弄虚作假的，应及时向学校招生与就业指导处报告；发现档案材料不齐全的，应及时向该生原所在学校或单位催调补齐；确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，由学生及班主任（辅导员）共同确认，并在档案移交时进行说明。

招生与就业指导处在接收档案时，须对档案内容和档案目录进行对照核验。

第十九条 新生资格审查完毕后，由所在学院对新生档案进行初步整理、归档，建立学生档案，并转交给招生与就业指导处集中放置于学生档案室保管。

第二十条 各相关部门应支持学院随时收集、整理学生培养过程中形成的符合本办法第十二条的学生档案材料，定期移交相关材料，并办理移交手续。

第二十一条 各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式材料。材料应完整、真实，文字清晰，对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，不得用复印件代替原件存档，证书、证件等特殊情况需要复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料原出具单位公章。

已归档的材料，任何人不得擅自涂改和剔除，对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并追究当事人责任。

第二十二条 学生档案材料移交时，应填写《学生档案材料移交单》，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执一份。如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交方应当按档案管理规定重新整理并办理补交手续。

第二十三条 学生成绩单、学士学位审批表、普通高等学校毕业生登记表、毕业生体检表、奖惩材料、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书等材料毕业前由各学院统一装档。

第五章 档案使用　　

第二十四条 校内因考察、任用学生干部，学籍变动，组织发展，推荐就业，起草奖惩文件等工作需要，党委组织部门、团委和各学院党政负责人可登记后查（借）阅学生档案。

任何人员不得因私查阅或借阅本人或他人档案。

第二十五条 校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的证明、介绍信和本人身份证，说明查询内容及目的，经档案管理部门负责人批准后，在管理人员在场的情况下方可查阅学生档案材料，并按规定登记。

第二十六条 学生档案不外借。确因特殊原因需要借出时，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》，经招生与就业指导处负责人批准后方可办理借阅手续。

档案借出后必须严加保管，不得转借他人。借出时间不得超过3天。情况特殊需延期的，应办理延期手续。

归还时，档案管理人员要逐一核对档案材料。

第二十七条 凡查阅学生档案在档案室内进行。

查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，做好保密工作，不得泄露或擅自向外公布档案内容，未经允许不得摘记、拍摄、转抄或复制档案内容；查阅时不得在材料上擅自涂改、勾画、添加批语、标记、抽出、撤换、销毁档案材料；不得查阅与其无关的他人档案；归还时应仔细清点核对档案材料，确保齐全完整。

第二十八条 利用学生档案有违反上述规定的，学校有权按国家档案管理规定追究责任。

第六章档案转递

第二十九条 学生因毕业、升学或转学、退学、出国、开除和死亡等学籍变动，其档案应及时将转给新的主管单位。

（一）毕业生档案按毕业生就业报到证、就业合同或就业协议书上签发的单位转送。考取研究生的学生，其档案按录取院校地址转送。转学、出国的学生，其档案按新院校或有档案接收与管理权的新管理单位地址转送；

（二）被开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，档案由学生本人或家长（监护人）凭学校文件、离校清单和有效身份证明等到学生档案室领取；

（三）当年未报到新生其由生源地招办邮寄来的档案转回生源地县级招生主管部门，或由其本人持高考准考证与身份证领回；

（四）因未按时间到用人单位报到等而被用人单位退回学校的毕业生档案以及往届生留存在学校的档案，由学生本人凭单位和其他有档案接收、管理权的部门、单位等出具介绍信提取。

第三十条 学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递。必要时可派专人送取。在特殊情况下档案经严格密封后，本人凭单位开具的商调档案函或证明可自带档案，但对转递过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。

第三十一条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料。

第三十二条  转出的学生档案，应认真填写《档案转递单》《学生档案移交登记簿》。逾期一个月未收到回执单，应写信或以其他方式催问，以防丢失。对转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。

第三十三条 寄出档案因地址不详等原因退回学校的，由其所在或原学院负责联系学生本人后按相应转递手续办理。

第三十四条 毕业生档案转递之日起满7个工作日，招生与就业指导处应在网站公布档案转递去向，为毕业生提供查询服务。

第三十五条  任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。

第七章遗失补办

第三十六条 遗失档案的往届生如需补办个人档案，须持个人书面补办申请、所在单位或档案管理部门出具的档案遗失证明、原学院的证明材料，经主管校领导批准后，方可补办或重新建档。

第三十七条 学生档案在转递过程中遗失的，招生与就业指导处应与学生及其所在学院协调处理，并采取相应补救措施重新建档。

第八章　附则

第三十八条 本办法自发布之日起试行。

第三十九条 本办法由安顺学院招生与就业指导处负责解释。

 

 

安顺学院

2018年3月20日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                    

安顺学院办公室                       2018年3月20日印发  

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